明代為處理對外交涉事務，設置許多相關機構來負責。在明代中央政府中，禮部是朝貢事務的主管機構，掌管外事政令的制訂與實施。凡遇外事活動，禮部依例行事，或奏請皇帝定奪，而有關朝貢的具體事宜，則由其下所屬「禮部主客司」負責。其職掌包括查驗朝貢勘合和表文，驗明貢使身分、官位，是否依照規定貢道而來，進而確定相關的接待與賞賜標準。明代「會同館」為設在首都的大規模驛館，是明代中央政府接待各國使臣的機構，全面負責使臣的飲食起居，也是宴請使臣的場所，更是各朝貢國與中國開市貿易的場所。分成「南館」與「北館」，其中南館用來安頓瓦剌、朝鮮、日本、安南等國進貢的使臣與隨行人員；北館用來接待各王府公差人員，西域諸國及西南、東北少數民族的領袖、土官及使臣等人員。明永樂五年（1407年），有鑑於四夷外國來朝貢的人愈來愈多，明成祖於是下令設立「四夷館」。「四夷館」負責提供翻譯，位於南京長安右門外，最早置韃靼、女真、西番（吐蕃）、西天（天竺）、回回、百夷（傣族）、高昌（畏吾兒）、緬甸八館，各館設譯字生、通事，通譯語言文字。後館數逐年增加，萬曆七年（1579年），增設「暹羅館」。遇有上述以外各國前來朝貢，如占城、日本、真臘、爪哇、滿剌加諸國，則由「回回館」代譯。鴻臚寺掌朝會、賓客、吉凶禮儀事項，凡外使朝覲、諸蕃入貢、百官使臣復命謝恩，由鴻臚引奏。在明代中外交流過程中，鴻臚寺主要負責引導朝貢使臣，提醒遵守來華朝貢期間的禮儀。明代「行人司」設於洪武十三年（1380年），負責出使事務。行人主掌對朝貢國王進行招諭、冊封、賞賜等外交事宜。另外，為防止貢使返回途中的違禁行為，以及鞏固邊防要務的戰略考量，當東北少數民族與朝鮮貢使返回時，由行人負責伴送出境。由於行人的職務攸關外交得失甚深，所以明廷對行人的人選相當重視。